Microsoft MS365

Auf der Seite Datenschutz finden Sie die Kontaktdaten des Verantwortlichen und der/des Datenschutzbeauftragten, Allgemeines zur Datenverarbeitung sowie die Rechte der betroffenen Person.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Es werden personenbezogene Daten erhoben, die zur kostenfreien Bereitstellung der IT-Dienste am Campus, einer hochschulischen E-Mail-Adresse und der MS365-Dienste benötigt werden. Dazu zählen die von der HSF an Microsoft übermittelten Daten:

•   angegebener Name und Vorname, E-Mail-Adresse (Login)
•   Eigenschaft als Student, Dozent, Lehrbeauftragter
•   Fachbereich bei Studenten und Dozenten (als Sortier- / Zuordnungsmerkmal)
•  private E-Mail-Adresse von Studierenden zur Nutzung als bekannter, Kontaktweg für Passwortwiederherstellung und 2FA-Kontakt im Tenant-Konto (Mailadresse aus Immatrikulationsverfahren)

Die durch Nutzende (Studierende, Dozierende) mit Zugriff auf das MS365-Konto dort freiwillig und selbständig an Microsoft übermittelten Daten sind nicht Gegenstand dieser Erklärung und liegen im Verantwortungsbereich jedes einzelnen Nutzenden.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist die Erforderlichkeit für die Bereitstellung wichtiger studentische IT-Dienste (Mailkonto, MS365-Software) i. S. v. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. Erwägungsgrund 47 DSGVO (Betrugsprävention und IT-Sicherheit).

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Hochschule Meißen (FH) und Fortbildungszentrum nutzt die personenbezogenen Daten um die vertragskonforme Nutzung von Microsoft-Lizenzen (Zuweisung der User-Lizenzen an die einzelnen Nutzer) zur vertragsgemäßen Nutzung von Microsoft Softwareprodukten auf den IT-Anlagen der HSF zu gewährleisten. Weiterhin soll Mitarbeitenden, Lehrenden und Studierenden die vertragskonforme Nutzung der Software im privaten Umfeld (Download von Office365) ermöglicht werden. Weiterhin ist die Verarbeitung erforderlich, um jedem Studierenden ein individuelles IT-Konto mit Mailadresse zur Verfügung zu stellen. Darüber hinaus sind die Daten erforderlich, um einem dem Stand der Technik entsprechenden Schutz der IT-Konten zu gewährleisten.

Empfänger der personenbezogenen Daten sind die HSF Meißen und die Microsoft Ireland Operations, Ltd als Betreiber des Microsoft Tenaant. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

4. Dauer der Speicherung

Die Nutzerdaten werden 6 Monate nachdem Sie aus Ihrer Beziehung (Studentenverhältnis) ausscheiden, gelöscht.

Des Weiteren weisen wir auf die Datenschutzhinweise des Bereitstellers Microsoft (Firma Microsoft Ireland Operations, Ltd. Attn: Data Privacy One Microsoft Place South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, D18 P521, Ireland) unter https://www.microsoft.com/de-de/privacy?icid=DSM_Footer_Company_Privacy  hin.

5. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Es gelten die Hinweise unter »Rechte der betroffenen Person«.